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第六章 如何提高管理团队的工作效率（第3页）

有人经常问我顶好领导应具备的最重要的条件是什么。我的答案总是“定期召集管理团队开会解决问题，做出决策”。也就是说领导们要学会如何有效地组织会议。

有句老话：“有效率低下的公司，就一定有不召开管理会议或者其会议组织能力低下的领导。”尽管这句话有些以偏概全，但我曾担任过许多公司或集团的顾问，多年的经验表明这句话是有道理的。

尽管听起来有些学究味，我还是要说，大多数关于组织管理的课本和杂志都表明，专家们一致认为，领导们出色的工作表现与他们以下的努力紧密相联：他们认同（和提倡）以下观点--“组建团队”、“群体管理”、“双向交流”、“互相满足需求”、“保持团队凝聚力”、“保证人人平等”、遵循“Y理论”（道格拉斯·麦格雷戈的通力协作、共同参与的管理理论）和阿吉里斯与舍思提出的“模式II”（这是-一种民主方式，领导和有能力的职员共同管理，充分发挥每个成员的才干）。

如果在现实中领导们不是以这些理论为指导来组织会议并使会议发挥作用，这些观点将只会是大学中商学院的教授和学生空洞抽象的纯学术研究。

在开发方案3中，我们列举了群体决策会的诸多益处。现在我要提出一些有助于提高会议效率的方法。

●提高管理会议效率的方法

许多行政官员、经理或主管不知道如何定期组织召开管理会议以及如何令其发挥作用。管理小组并不是一开始就能够顺利高效地解决问题的，他们随着时间的推移逐步获得了这种能力。根据我在帮助领导组建高效管理团队方面的经验，我认为领导们及其管理团队必须处理好17个程序上或结构上的问题。

并不是所有的方法都适合每一个管理小组。有些方法更适用于中层和高层的管理会议，而不适合一线的管理会议。而且，一些建议只适用于理想状况。在实施当中，具体的条件可能会使领导们无法采取我的某些方法--比如说，在配有黑板和写字板的会议室开会。（我曾见过在工厂的角落里，小组成员坐在破旧的凳子上召开高效的管理会议）。

最后，我要强调这些方法适用于思想和态度上都做好准备的领导，他们愿意将小组建设成为团结一致的解决问题和决策的管理团队，愿意为所有的组员提供机会，让他们参与问题解决过程的6个步骤中的每一步。

●会议的频率

管理小组需要多长时间召开一次会议取决于有待解决的问题的数量、问题的复杂程度、以及小组的效率。

根据统一安排，各个小组最好在同一天同一时间召开会议。

由于经验不足、工作量大，新建成的小组刚开始不得不经常召开会议。

每个小组都会逐渐积累经验，决定它多长时间需要开一次会来解决问题。

有些小组需要每天早上都开个短会。即使某个成员、甚至领导缺席，小组也要照常开会。

●会议持续的时间

会议应该在严格规定的具体时间内召开。

各小组的会议不应该持续召开两个小时以上。

小组应该多召开几次会议，而不要一次会议持续得太久。

经过一些实践，各个小组应该根据本单位的需要和疲劳因素来决定会议持续的时间。

●会议的优先地位

相对单位的其他要求而言，小组应该首先考虑其会议的重要性。

出席小组会议要比公司里的其他活动更重要。

每个小组成员应该妥善处理电话，以免中途离开会场。

如果公司里有比让一个人出席小组会议更重要的事情，管理小组可能会希望领导负责拍板定夺。

●候补成员

每个成员都应该指定一个候补成员，以便在他缺席时代替他参加会议。

每个成员都应该及时把会议内容告诉候补成员，使其能够出色地完成任务。

每个成员都应该赋予候补成员充分的权利，代表其部门在会议上发言。

●会议地点．

在工厂之外的地方，边就餐边开会通常没有效果。

安静、舒适、封闭、桌椅齐备的会议室是首选的会议场所。

●会场布置

所有的会议都应该备有黑板或写字板。

每个成员都应该就座，这样人人都可以看到对方。

领导应该缩小与成员的距离，不要总坐在首席。最好给组员提供桌子做记录。

会议上应备有咖啡，成员可随时饮用。