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第十章 良好的沟通技巧必定得到老板的赏识（第4页）

别绕弯子，开门见山地说清楚，把你最想要说的第一句，作为是一个标题，要记住：写他们感兴趣的东西，而不是你所想写的东西。我们都讨厌看一篇文章，看了半天，不知道写的啥意思，绕了半天，还没绕到主题上。所以你将确信，你的第一句话就能点明题意，并且可以在某种程度上吸引读者。你必须抓住读者的注意力，可以立即开始行动，告诉他们你所要写的大体内容以及这对他们产生的影响。

战略

写封信，就好像你跟读者在进行面对面的谈话，迅速地把你所要传达的信息和他们的兴趣联结在一起。然后结尾发一句号召，告诉读者他们应该怎么做。

步骤

1。把你的信寄给一个真实的人

把电话查查那些部门主任或是公司经理的名字，尽管这比较麻烦但这很有必要，因为信必须得寄出去。一般说来，名字是一个人最私有化的财产，所以你不能出现任何差错，必须拼写准确无误，此外，地址也不能有误，否则寄出去的信必将如大海沉石，杳无音信。

2。注意一些传统的礼貌

每个人的想法都不一样，很多时候，你认为你很友好、很和善，但别人都认为你是自以为是，专横野蛮。所以你不得不去注意一些传统的习俗和礼貌，如果别人没让你亲热地叫他的名字，你就必须称呼他她为先生或小姐。（这对于你与上司之间尤其应该注意）其次你得注意一下这些人的头衔（博士、教授、法官），这是他们头衔，是他们所拥有的，你多说几个他只是开口之劳，何必要大大咧咧地不拘小节，而使他们反感呢？

3。选择一种积极的，上进的，善解人意的口吻

通过书面语言，拉近与读者之间的距离。语言不可消沉颓废，而应积极主动，即使你和别是针锋相对，但别人也有足够的权力拥有自己的观点，你不管如何也都应该对别人非常善意和尊敬。用委婉的话打消一切可能产生于你们之间的冷剑。

4。言语自然流畅

用你平时说话的方式来写这封信--热忱的、激扬的、充满活力的。如果你可以用书面语言自然流畅地表达你自己的意志和情感，那么当你自己读这封信的时候，我就觉得是另一个自己展现在你的面前。把一些混沌晦涩的术语去掉，只用人们日常生活中最常用的语言表达你最真实的意思。

5。言语数据清楚、正确、精密

反复检查几遍全文，看看有无问题。确保文中所提及的日期、地址、姓名等都是正确无误的。如果你听说的尽管听起来非常像个真实情况，但实际上，这只不过是你的一个观点一个构想而已，那就直接说明白。字句之间、段落之间，要简短有力，清晰分明，观点明确，删去一些长句，复句，多用些简单句、短句，多用些名词、动词，少用些限定性的形容词，为了防止漫无边际地“下笔千言，离题万里”，你需要把你理论性概述性的语言和相关的实际情况联系在一起，尽力压缩你的信的份量，使之只有一张纸的份量。

6。结尾处提出希望

在文章结尾最后一段，写下你希望读者所采取的行动，或者是你自己的目的计划和意图，也许在某些情况下，你还很有必要重复一下开头提到的东西，如果你是要求别人采取一个行动，那你就得限定一个期限，如果你是让别人帮你的忙，那就说几天之后你会检查核实，别自以为是把说一句“提前谢谢你”给人的感觉是你过度自信，要么就是别人完人任务以后，你懒得再说一句“谢谢”。

7。节约时间给出有效答复

当你翻阅成堆的文件，档案、资料、信息时，你可以随时笔记这可以为你的回复信件提供很好的内容源泉，回复信件时条理清楚，必要时，用阿拉伯数字标示出来，如果你们这种信件交往会很频繁，那就发展自己独特的书信交往模式。

情景对白

（传达一种积极的、善解人意的语气与口吻）我们都明白这对于你来说是个大难题，这比“明眼人都明白，你……方面特别糟糕”强多了。

（把长的，繁冗拖沓的长句缩减成短句，使之更精确）检查使之得以证实，改善使之得以提高，修正使之得以发展……

（别提前说谢）感谢你的考虑和顾及，我会给你的秘书打电话，看看你什么时候方便见我。

总结

你得把你所写的信展现给公司的每个人，通过这些信件，不仅可以更好地解决问题，而且可以广交朋友。即使有时候，你是在回复抱怨，但这也是交朋友，扩大社交圈子的一个方式，用一种积极的善解人意的口吻，理解每个人的地位和局面。然以用一种友好的，谦逊的口吻解释指明你的地位和局面，就这么做吧，你由此可以吸引别人对你积极的注意力。

10。6备忘录和便条——使你自己一目了然

巧妙地利用起这两个不太起眼的小东西，它们会使你成为一个有条理的人，有原则的人，一个有抱负的人。小东西帮你成就大事业。

为了使你的备忘录和便条给老板，同事留下深刻的印象，你必须得保持它们的简单有序，不繁杂无章，你可以通过一些非正式的便条鼓舞士气或是感谢老板或是祝贺同事。

备忘录通常是用来做宣传，确认和通知的，你可以写份便条交给老板，指明当前发展趋势的影响因素，围绕正确信息以停止错误路线，中断谣言，你甚至可以靠此来请求同事的帮助，或者与同事分离资料的成果。但是，你必须适可而止，发出太多小便条，就像在会议上说太多的话一样，令人感觉聒燥难耐。很快人们就不会再去注意你关心的，再者，你是为了某种目的而去写便条的，所以不要只是一味地强调自己的存在和价值。此外，你最好为了公平起见，按字母表顺序书写和发便条，以免让某些人觉得他们的人格受到了侮辱，尊严受到了践踏。

另外，你必须足够明智，不要因为一张简单的便条而招惹事非，引发同事之间矛盾，任何意见得以一致必须得经过一个面对面的协商和前后周密的讨论。注意要把便条中那些含混晦涩的语句，以及一些晦涩的句子或双关语去掉。否则这会给以后决策的制定带来麻烦。另外你得模仿一些同事，他们可能知道你对一个观点的反面意见，所以，一旦瞅准机会，他们可能会与你针锋相对，搞得你赔了夫人又折兵，所以有什么事不如和同事摊开讲明白，然后再做便条声明。

战略

多写一些高质量的备忘录和便条，凭借私人便条赢得朋友，争得注意力，取得信任，如果这个备忘录可以展现你的谋略，智慧深思熟虑，而且它又短小精悍、中心明确的话，人们就愿意去读它并且可以很容易地记住它。

步骤

1。给你的备忘录命名

任何一份文件，稿子，如果它的题本身就枯燥乏味，成者与读者根本无丝毫关联，那么没人愿意浪费那个时间和精力去读那些东西。你可以用一些能和读者息息相关的标题命名。譬如：如何提高你的酬金？增长你退休金的一个全新计划？