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第十章 定期规划会议 进行工作评估的新方法（第3页）

工作职责更接近于指下属对组织的贡献--他为组织所做的可保证他得到一定的薪水。为了便于说明，我们把人事部门经理的传统的“责任”和他的“工作职责”加以对照。

责任工作职责

招聘、审查按照各部门经理的要求在既定时间和

筛选求职者资金范围内找出合格人才填补空缺职位

调查员工士气及时查找员工的问题与不满，并协助部门经理对此加以解决

实施员工赔偿制度在既定时间和费用范围内处理索赔问题

下面这些问题可用来帮助下属理解你所说的工作职责：

1．你为团体组织能做些什么贡献?

2．为保证公司付你薪水你要做些什么?

3．你这项工作存在的意义何在?这项工作理应为公司做些什么贡献?

4．当你自我感觉工作做得很好时，实际上你到底为组织做了些什么?

下面以秘书工作为例，列出他的--系列工作职责。

1．接听所有打进的电话；以代表本部门的良好形象接待来宾。

2．随时独立地提供客户电话中所要求的服务。

3．准确快速地处理老板的信件。

4．制定老板约会日程，确保既及时又准确。

5．采用一套档案系统，以便能快速查到所有以往的函件。

6．制定一份办公设备存货报表并及时购买以保供应充足。

7．独立回复日常行政管理方面的信函。

现推荐一套方法。这种方法可以取得工作职责一致意见：

1．细心解释与“责任”相对立的“工作职责”的概念。

2．让下属制定工作职责一览表，如果几位员工负责同一工作，可让他们作为一组列出表格。

3．作为领导，你自己也应该制定一份下属工作职责表格。

下属制定好自己的工作职责列表之后，你应该和他们一起重审一下。切记此时是你的下属手握“大权”--要让他（她）负责组织讨论。你可以让他（她）逐条研究直至结束，然后再回过头来重新审查一遍；或者你们可就用词及词义是否准确逐条商讨直至所有条目讨论完毕。只要彼此在每项工作职责的含义方面意见一致，用什么方法并无大的区别。

工作职责的列表是否严格仿照我所说的形式并不重要，别人明白与否也无大碍。只要你和下属了解每项职责的含义，你们就可以顺利实现目标。当然，大家最好对每项职责都清楚明白。

●第三步：在工作评定方面取得一致意见

对工作职责进行列表之后，下一步就是上司与下属应就每项职责业绩的评定方面达成一致。

这一步骤的目的有两个：

（1）减少上司与下属之间的误解；

（2）给出下属所需的数据来评估自己工作表现。

●“业绩评定的标准”是什么

上司经常用不同的标准来评定下属的工作表现。如果上司这样评价一位秘书：“她把信打得非常准确”或“她电话应对得十分娴熟”，他脑子里肯定有评定这两项工作职责的一些标准。问题在于这些标准总是隐藏于上司的脑海中，而从不传达给下属。

我们要让下属了解（并同意）用于评定每项职责业绩的评定标准。这是很有必要的。

工作成绩评定的“标准”是什么?就秘书信件的准确性来说，老板的标准可能会是有多少拼写和标点错误。

标准让我们知道如何评定一个人的成绩，却并不能让我们了解成绩的好坏。我们用英寸来衡量一个人的身高。但这个丈量标准并没说出一个具体的人应该是多高。我们用英里来说明距离的长度，但英里这个标准并不能说出某天你行程有多远。

●如何制定双方共同接受的标准